ZZPZO – ZZP-en zonder zorgen

Artikel 1 – Wie is ZZPZO?

1.1 ZZPZO B.V. (hierna: "ZZPZO", "wij", "ons" of "onze") ontwikkelt, beheert en exploiteert een digitaal softwareplatform dat zelfstandig ondernemers ondersteunt bij het organiseren, beheren en professionaliseren van hun onderneming.

1.2 Bij het gebruik van het Platform verwerkt ZZPZO persoonsgegevens. Wij vinden de bescherming van jouw persoonsgegevens belangrijk en verwerken deze zorgvuldig, transparant en overeenkomstig de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1.3 Deze Privacy- en Cookieverklaring legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, op welke wettelijke grondslag dit gebeurt en welke rechten jij hebt.

Artikel 2 – Op wie is deze verklaring van toepassing?

2.1 Deze Privacy- en Cookieverklaring is van toepassing op iedereen die gebruikmaakt van:

de website van ZZPZO;
de mobiele applicatie;
het online platform;
een gebruikersaccount;
een abonnement;
of andere diensten van ZZPZO.

2.2 Deze verklaring geldt eveneens voor toekomstige functionaliteiten die door ZZPZO aan het Platform worden toegevoegd, tenzij uitdrukkelijk anders wordt vermeld.

Artikel 3 – Welke persoonsgegevens verwerken wij?

3.1 Afhankelijk van de gebruikte functionaliteiten kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

Accountgegevens

voor- en achternaam;
bedrijfsnaam;
KvK-nummer;
btw-nummer;
e-mailadres;
telefoonnummer;
adresgegevens;
gebruikersnaam;
wachtwoord (versleuteld opgeslagen).

Bedrijfsgegevens

bedrijfsinformatie;
websitegegevens;
domeinnamen;
zakelijke contactgegevens;
logo's;
bedrijfsdocumenten.

Documenten

Binnen de Documentenmodule kunnen onder meer persoonsgegevens voorkomen in documenten die door de gebruiker worden geüpload, zoals:

identiteitsdocumenten;
curriculum vitae;
diploma's;
certificaten;
verzekeringsdocumenten;
bedrijfsdocumenten;
overige documenten.

De gebruiker bepaalt zelf welke documenten worden geüpload.

Communicatie

Wanneer gebruik wordt gemaakt van de Eigen Inbox of andere communicatiefuncties kunnen onder meer worden verwerkt:

e-mails;
bijlagen;
contactpersonen;
verzendinformatie;
ontvangstinformatie;
communicatiegeschiedenis.

Financiële gegevens

Afhankelijk van de gebruikte functionaliteiten kunnen onder meer worden verwerkt:

offertes;
facturen;
betaalinformatie;
administratieve gegevens;
abonnementshistorie.

Technische gegevens

Wij kunnen automatisch technische gegevens verwerken, waaronder:

IP-adres;
apparaatgegevens;
browserinformatie;
besturingssysteem;
logbestanden;
sessiegegevens;
foutmeldingen;
beveiligingsinformatie.

Gebruik van het Platform

Wij kunnen informatie verwerken over het gebruik van het Platform, waaronder:

gebruikte functionaliteiten;
instellingen;
voortgang;
activiteiten;
interacties;
gebruiksstatistieken.

Artikel 4 – Waarvoor gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

4.1 Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor legitieme doeleinden.

Deze doeleinden kunnen onder meer zijn:

het aanmaken van een account;
het uitvoeren van de overeenkomst;
het leveren van onze diensten;
het beschikbaar stellen van functionaliteiten;
klantenservice;
beveiliging;
fraudepreventie;
onderhoud;
verbetering van het Platform;
wettelijke verplichtingen;
communicatie met gebruikers.

4.2 Afhankelijk van de gebruikte functionaliteiten kunnen persoonsgegevens eveneens worden verwerkt voor:

documentbeheer;
zakelijke e-mail;
AI-functionaliteiten;
ZoJobs;
Bedrijfsmonitor;
API-koppelingen;
automatische synchronisatie;
toekomstige uitbreidingen van het Platform.

Artikel 5 – Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

5.1 ZZPZO verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie kan dit zijn:

uitvoering van de overeenkomst;
toestemming van de gebruiker;
een wettelijke verplichting;
een gerechtvaardigd belang van ZZPZO;
of een andere grondslag die de AVG toestaat.

5.2 Indien voor een bepaalde functionaliteit toestemming is vereist, zal ZZPZO deze toestemming vooraf vragen.

5.3 De gebruiker kan verleende toestemming, voor zover wettelijk mogelijk, op ieder moment wijzigen of intrekken. Het intrekken van toestemming kan ertoe leiden dat bepaalde functionaliteiten geheel of gedeeltelijk niet langer beschikbaar zijn.

Artikel 6 – Account en abonnement

6.1 Voor het gebruik van (een deel van) het Platform is een persoonlijk account vereist.

6.2 Wij verwerken persoonsgegevens om:

een account aan te maken;
het account te beheren;
abonnementen uit te voeren;
betalingen te verwerken;
gebruikers te identificeren;
beveiligingsmaatregelen toe te passen;
misbruik te voorkomen.

6.3 Gedurende de looptijd van het abonnement bewaren wij de gegevens voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of op grond van wettelijke verplichtingen.

Artikel 7 – Eigen Inbox

7.1 Binnen het Platform kan de gebruiker beschikken over een zakelijke e-mail en een Eigen Inbox.

7.2 Voor het aanbieden van deze functionaliteit kunnen persoonsgegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor:

het verzenden van e-mails;
het ontvangen van e-mails;
het opslaan van berichten;
het beheren van contactpersonen;
het tonen van communicatiegeschiedenis.

7.3 Indien de gebruiker daarvoor toestemming heeft gegeven of wanneer daarvoor een andere geldige wettelijke grondslag bestaat, kunnen aanvullende functies gebruikmaken van de Eigen Inbox, waaronder:

AI-ondersteuning;
conceptberichten;
slimme automatiseringen;
toekomstige functionaliteiten.

7.4 ZZPZO verwerkt de inhoud van e-mails uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor de gekozen functionaliteit of op basis van een geldige wettelijke grondslag.

Artikel 8 – Documentenmodule

8.1 Binnen de Documentenmodule kan de gebruiker documenten opslaan, beheren en delen.

8.2 Documenten kunnen worden onderverdeeld in verschillende categorieën, waaronder:

Basisdocumenten;
Verzekeringen;
Certificaten;
Bedrijfsdocumenten;
Overige documenten.

8.3 Afhankelijk van de functionaliteit kunnen wij gegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor:

opslag;
beheer;
delen;
synchronisatie;
documentanalyse;
documentvoortgang;
documentenscores.

8.4 Indien de gebruiker daarvoor toestemming heeft gegeven of wanneer daarvoor een andere geldige wettelijke grondslag bestaat, kunnen documenten worden gebruikt binnen andere onderdelen van het Platform of via API-koppelingen met externe systemen.

8.5 ZZPZO verwerkt documenten uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor de gekozen functionaliteit.

Artikel 9 – ZoJobs

9.1 Via ZoJobs kunnen gebruikers reageren op opdrachten en vacatures.

9.2 Wanneer de gebruiker solliciteert, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor de sollicitatieprocedure.

9.3 Dit kan onder meer betrekking hebben op:

contactgegevens;
curriculum vitae;
diploma's;
certificaten;
overige documenten die de gebruiker zelf beschikbaar stelt.

9.4 Documenten worden uitsluitend gedeeld met de geselecteerde opdrachtgever wanneer de gebruiker daarvoor kiest of wanneer daarvoor een andere geldige wettelijke grondslag bestaat.

9.5 ZZPZO faciliteert uitsluitend het digitale platform en is geen partij bij overeenkomsten tussen gebruikers en opdrachtgevers.

Artikel 10 – Bedrijfsmonitor

10.1 Het Platform kan gebruikmaken van de Bedrijfsmonitor om de gebruiker inzicht te geven in de inrichting en het gebruik van zijn onderneming binnen ZZPZO.

10.2 Voor het berekenen van voortgangspercentages en de totale Bedrijfsmonitor-score kan ZZPZO gegevens verwerken over het gebruik van verschillende functionaliteiten binnen het Platform.

10.3 Hierbij kunnen onder meer gegevens worden verwerkt over:

de inrichting van het account;
documentbeheer;
websitegebruik;
zakelijke e-mail;
offertes;
facturatie;
CRM;
projecten;
marketing;
overige gebruikte functionaliteiten.

10.4 De Bedrijfsmonitor is uitsluitend bedoeld als hulpmiddel voor de gebruiker.

10.5 De weergegeven scores vormen geen certificering, kwaliteitskeurmerk, garantie of beoordeling van de onderneming.

10.6 Indien de gebruiker daarvoor toestemming heeft gegeven of wanneer daarvoor een andere geldige wettelijke grondslag bestaat, kunnen onderdelen van de Bedrijfsmonitor of de Bedrijfsmonitor-score met derden worden gedeeld.

Artikel 11 – Kunstmatige Intelligentie (AI)

11.1 ZZPZO kan gebruikmaken van kunstmatige intelligentie (AI) om de gebruiker te ondersteunen.

11.2 AI kan onder meer worden gebruikt voor:

het genereren van teksten;
het opstellen van concept-e-mails;
documentanalyse;
samenvattingen;
zakelijke ondersteuning;
automatische aanbevelingen;
analyses;
toekomstige AI-functionaliteiten.

11.3 Voor zover noodzakelijk voor de gekozen functionaliteit kunnen persoonsgegevens worden verwerkt om AI-opdrachten uit te voeren.

11.4 ZZPZO gebruikt uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van de betreffende AI-functionaliteit.

11.5 AI-resultaten kunnen onjuist, onvolledig of verouderd zijn.

11.6 De gebruiker blijft zelf verantwoordelijk voor het controleren van alle AI-uitvoer voordat deze wordt gebruikt of gedeeld.

Artikel 12 – API-koppelingen

12.1 Het Platform kan koppelingen bevatten met software en systemen van derden.

12.2 Deze koppelingen kunnen onder meer betrekking hebben op:

boekhoudsoftware;
opleidingsplatformen;
certificeringsinstanties;
verzekeraars;
betaalproviders;
cloudopslag;
e-maildiensten;
websites;
overheidsinstanties;
overige huidige en toekomstige partners.

12.3 Wanneer de gebruiker toestemming heeft gegeven of wanneer daarvoor een andere geldige wettelijke grondslag bestaat, kunnen persoonsgegevens automatisch worden uitgewisseld tussen ZZPZO en deze externe systemen.

12.4 ZZPZO bepaalt per koppeling welke gegevens noodzakelijk zijn voor de werking van de betreffende functionaliteit.

12.5 Externe partijen verwerken persoonsgegevens volgens hun eigen privacyverklaringen en voorwaarden.

12.6 ZZPZO is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop externe partijen persoonsgegevens verwerken nadat deze rechtmatig aan hen zijn verstrekt.

Artikel 13 – Cookies

13.1 ZZPZO gebruikt cookies en vergelijkbare technieken om het Platform goed te laten functioneren.

13.2 Wij kunnen onder meer gebruikmaken van:

functionele cookies;
beveiligingscookies;
voorkeurcookies;
analytische cookies;
prestatiecookies;
toekomstige vergelijkbare technieken.

13.3 Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van het Platform.

13.4 Voor cookies waarvoor toestemming vereist is, vragen wij deze vooraf via onze cookiebanner.

13.5 De gebruiker kan zijn cookievoorkeuren op ieder moment wijzigen.

Artikel 14 – Analyse en verbetering van het Platform

14.1 Om het Platform te verbeteren kunnen wij statistische en technische gegevens verwerken.

14.2 Hierbij kunnen onder meer worden verwerkt:

foutmeldingen;
prestaties van het Platform;
gebruik van functionaliteiten;
klikgedrag;
laadtijden;
technische storingen;
beveiligingsincidenten.

14.3 Waar mogelijk worden deze gegevens geanonimiseerd of gepseudonimiseerd.

14.4 Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om:

de kwaliteit van het Platform te verbeteren;
beveiliging te verhogen;
storingen op te lossen;
nieuwe functionaliteiten te ontwikkelen.

Artikel 15 – Beveiliging van persoonsgegevens

15.1 ZZPZO neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

verlies;
onbevoegde toegang;
ongeoorloofde wijziging;
misbruik;
vernietiging;
onrechtmatige verwerking.

15.2 Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit:

versleutelde verbindingen;
encryptie;
toegangsbeveiliging;
tweefactorauthenticatie;
logging;
monitoring;
beveiligde back-ups;
periodieke beveiligingsupdates.

15.3 Ondanks alle beveiligingsmaatregelen kan geen enkel systeem volledige veiligheid garanderen.

15.4 Indien zich een datalek voordoet, handelt ZZPZO overeenkomstig de AVG en andere toepasselijke wetgeving.

Artikel 16 – Bewaartermijnen

16.1 ZZPZO bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

16.2 Afhankelijk van de soort gegevens kunnen verschillende bewaartermijnen gelden.

16.3 Na beëindiging van het account kunnen persoonsgegevens worden verwijderd, geanonimiseerd of bewaard voor zover:

dit noodzakelijk is voor de uitvoering van wettelijke verplichtingen;
een gerechtvaardigd belang bestaat;
of de wet dit toestaat.

16.4 Financiële gegevens worden bewaard zolang de fiscale bewaarplicht dit vereist.

16.5 Logbestanden en technische gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor beveiliging, ondersteuning en verbetering van het Platform.

Artikel 17 – Delen van persoonsgegevens met derden

17.1 ZZPZO verkoopt persoonsgegevens nooit aan derden.

17.2 Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld wanneer:

dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst;
de gebruiker hiervoor toestemming heeft gegeven, voor zover vereist;
een wettelijke verplichting bestaat;
of een andere geldige grondslag op basis van de AVG van toepassing is.

17.3 Afhankelijk van de gebruikte functionaliteiten kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met onder meer:

hostingproviders;
cloudleveranciers;
betaalproviders;
e-maildienstverleners;
domeinregistrars;
leveranciers van AI-functionaliteiten;
aanbieders van API-koppelingen;
opleidingsplatformen;
certificeringsinstanties;
verzekeraars;
boekhoudsoftware;
opdrachtgevers via ZoJobs;
overheidsinstanties indien wettelijk verplicht;
overige zorgvuldig geselecteerde dienstverleners.

17.4 ZZPZO sluit, waar wettelijk vereist, verwerkersovereenkomsten met verwerkers die namens haar persoonsgegevens verwerken.

17.5 ZZPZO verstrekt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de betreffende dienstverlening.

Artikel 18 – Internationale doorgifte van persoonsgegevens

18.1 Het is mogelijk dat persoonsgegevens worden verwerkt buiten Nederland.

18.2 Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zorgt ZZPZO ervoor dat hiervoor een passende wettelijke waarborg bestaat overeenkomstig de AVG.

18.3 Deze waarborgen kunnen onder meer bestaan uit:

een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
Standard Contractual Clauses (SCC's);
andere door de AVG toegestane beschermingsmaatregelen.

18.4 ZZPZO beoordeelt zorgvuldig met welke internationale dienstverleners wordt samengewerkt.

Artikel 19 – Jouw privacyrechten

19.1 Op grond van de AVG heb je verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

Je hebt onder meer het recht op:

inzage;
rectificatie;
verwijdering;
beperking van de verwerking;
overdraagbaarheid van gegevens;
bezwaar tegen verwerking;
intrekking van toestemming, voor zover de verwerking daarop is gebaseerd.

19.2 ZZPZO zal verzoeken behandelen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

19.3 Indien een verzoek niet of slechts gedeeltelijk kan worden uitgevoerd, zal ZZPZO uitleggen waarom.

19.4 Om misbruik te voorkomen kan ZZPZO vragen om aanvullende identificatie voordat een verzoek wordt uitgevoerd.

Artikel 20 – Intrekken van toestemming

20.1 Voor bepaalde functionaliteiten kan toestemming worden gevraagd.

20.2 Dit kan onder meer betrekking hebben op:

de Eigen Inbox;
de Documentenmodule;
AI-functionaliteiten;
ZoJobs;
de Bedrijfsmonitor;
API-koppelingen;
toekomstige functionaliteiten.

20.3 De gebruiker kan verleende toestemming, voor zover wettelijk mogelijk, op ieder moment wijzigen of intrekken.

20.4 Het intrekken van toestemming kan ertoe leiden dat bepaalde functionaliteiten geheel of gedeeltelijk niet langer beschikbaar zijn.

Artikel 21 – Geautomatiseerde besluitvorming

21.1 ZZPZO kan gebruikmaken van geautomatiseerde processen om de gebruiker te ondersteunen.

21.2 Deze processen kunnen onder meer betrekking hebben op:

AI-functionaliteiten;
documentanalyse;
Bedrijfsmonitor;
documentenscores;
automatische aanbevelingen;
slimme automatiseringen.

21.3 Deze functionaliteiten zijn uitsluitend bedoeld als ondersteuning van de gebruiker.

21.4 ZZPZO neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten waaraan voor de gebruiker rechtsgevolgen zijn verbonden of die hem anderszins aanzienlijk treffen, tenzij dit wettelijk is toegestaan en passende waarborgen zijn getroffen.

Artikel 22 – Beveiligingsincidenten en datalekken

22.1 Indien zich een beveiligingsincident of datalek voordoet waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, handelt ZZPZO overeenkomstig de AVG.

22.2 Indien wettelijk vereist zal ZZPZO:

het incident melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens;
betrokkenen informeren wanneer het datalek waarschijnlijk een hoog risico oplevert voor hun rechten en vrijheden.

22.3 ZZPZO documenteert datalekken overeenkomstig de wettelijke verplichtingen.

Artikel 23 – Wijzigingen van deze Privacy- en Cookieverklaring

23.1 ZZPZO kan deze Privacy- en Cookieverklaring wijzigen indien:

wetgeving verandert;
nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd;
technische ontwikkelingen daartoe aanleiding geven;
de dienstverlening wordt uitgebreid;
beveiligingsmaatregelen worden aangepast.

23.2 De meest recente versie wordt gepubliceerd via de website of binnen het Platform.

23.3 Bij belangrijke wijzigingen zal ZZPZO gebruikers hierover informeren via het Platform, per e-mail of op een andere passende wijze.

Artikel 24 – Contact

Voor vragen over deze Privacy- en Cookieverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen met ZZPZO.

ZZPZO B.V.

E-mail: Support@zzpzo.nl (of het door ZZPZO aangewezen privacycontactadres)

Website: www.zzpzo.nl

Indien je van mening bent dat ZZPZO jouw persoonsgegevens niet op de juiste wijze verwerkt, heb je daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 25 – Slotbepalingen

25.1 Deze Privacy- en Cookieverklaring vormt een aanvulling op:

de Algemene Voorwaarden;
de Gebruiksvoorwaarden;
de Abonnementsovereenkomst;
de Gedragsregels;
de Klachtenregeling.

25.2 Bij strijdigheid tussen documenten prevaleren de Algemene Voorwaarden, tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald.

25.3 Indien één of meerdere bepalingen uit deze Privacy- en Cookieverklaring nietig of vernietigbaar blijken te zijn, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.

25.4 Deze Privacy- en Cookieverklaring treedt in werking op de datum van publicatie en vervangt alle eerdere versies.

25.5 Door gebruik te maken van het Platform verklaart de gebruiker kennis te hebben genomen van deze Privacy- en Cookieverklaring.

Privacy- en Cookieverklaring ZZPZO B.V.